AIで議事録を要約するやり方｜文字起こしから要点3つを引き出すプロンプト付き

会議が終わるたびに、議事録をまとめる時間が地味に重い。参加しながらメモを取り、あとで清書して、決まったことと次にやることを整理する。私自身、打ち合わせが続いた日は、後処理だけで一時間近く溶かしていました。AIを使い始めて最初に楽になったのが、まさにこの部分でした。録音の文字起こしをそのまま渡して、要点とやることを吐き出してもらう。AIで議事録を要約するやり方は、特別な知識がなくてもその日から試せて、しかも時短の実感がいちばん早い作業です。手順と、私が実際に使っているプロンプト例まで、順番にまとめます。

AI活用の最初の一歩に、議事録の要約が向いている理由

AIを仕事に取り入れたいけれど、何から手をつければいいか分からない。同じような相談をよく受けます。私がいつも最初に挙げるのが、議事録の要約です。理由は単純で、成果が分かりやすく、失敗しても痛くないからです。ゼロから企画を出させる仕事は、AIの答えが良いのか悪いのか、判断するのに慣れが要ります。一方で、議事録の要約は答え合わせが簡単です。自分が出た会議なので、要点がずれていればすぐ気づける。正解を自分が知っている作業から始めると、AIの得手不得手も見えてきます。

会議が多い人ほど、恩恵は大きいでしょう。一日に打ち合わせが三つも四つも入ると、記憶は上書きされて、夕方には午前中の内容があいまいになります。議事録の要約をAIに任せると、後処理の時間がまるごと空きます。私の場合、会議一本あたり二十分ほどかかっていた清書が、数分で済むようになりました。まず一つ、確実に楽になる作業から入る考え方は、AIで業務を効率化する個人のはじめ方にも書いています。興味があれば、あわせてご覧ください。

AIで議事録を要約するやり方——文字起こしから要点3つまで

やること自体は、いたってシンプルです。大きく三つのステップに分かれます。

ステップ1｜会議の文字起こしを用意する

出発点は、会議の中身を文字にすることです。オンライン会議なら、ツールに文字起こし機能がついていることが多いので、それをそのまま書き出せば十分です。対面の会議でも、スマートフォンのボイスメモや文字起こしアプリで録音しておけば、あとでテキストに変換できます。大事なのは、きれいに整える必要はないという点です。「えー」「あの」といった言いよどみや、話が前後した部分が残っていても構いません。整えるのはAIの仕事なので、こちらは荒いテキストのまま渡してしまいます。録音を取り忘れたときは、自分の手元メモを箇条書きで渡すだけでも、それなりに形になります。

そもそも音声を文字にするところでつまずいている場合は、無料でできる方法から整理した無料のAI文字起こし3つの方法が入口になります。興味があれば、ぜひご覧ください。

ステップ2｜プロンプトで要点を絞らせる

文字起こしができたら、AIに貼りつけて要約を頼みます。コツは、ざっくり「まとめて」と言わないことです。「要点を3つ」と数を指定すると、出力がぐっと安定します。数を決めずに任せると、十個近く並べてきたり、逆に一行で終わらせたりと、ぶれが出ます。三つという枠をこちらで決めておくと、AIは重要度の順に絞り込もうとするので、読みやすいまとめになります。会議の性質によっては、五つでも構いません。要は、量をこちらから指定してあげることです。

ステップ3｜ネクストアクションを引き出す

要点が出たら、もう一段だけ踏み込みます。「決まったこと」と「次にやること」を分けて出してもらうのです。議事録が読まれずに埋もれる原因の多くは、結局だれが何をするのかが書かれていないことにあります。「ネクストアクションを、担当者と期限がわかる形で書き出して」と頼むと、会議中に交わした約束を拾い上げてくれます。担当や期限が会話に出ていなければ、AIは「担当未定」と正直に返してくるので、そこだけ自分で埋めれば議事録が完成します。

そのまま使えるプロンプト例

私がふだん使っている指示文を、ほぼそのまま載せておきます。長い呪文は要りません。会議の性格に合わせて、少し言葉を足すくらいで十分です。

指示文の良いところは、出力の形が毎回そろうことです。要点、決定事項、やること、という三段構えを固定しておくと、どの会議のまとめも同じ体裁で並びます。あとから見返すときにも探しやすい。もし社内で議事録のフォーマットが決まっているなら、その項目名をプロンプトに書き足すだけで、そのまま貼りつけられる形で返ってきます。会議ごとにいちいち指示を考え直さなくて済むのは、地味に助かります。

きれいに要約させるための、ちょっとしたコツ

使い込むうちに見えてきた、精度を上げる小さな工夫を挙げておきます。

一つめは、会議の目的を一行だけ先に伝えること。「これは新商品の価格を決める会議です」と頭に添えるだけで、AIはどの発言が重要かを判断しやすくなります。二つめは、長い会議は分けて渡すこと。二時間を超えるような打ち合わせを一度に投げると、途中の話題が薄まりがちです。議題ごとに区切って要約させ、最後に束ねるほうがきれいにまとまります。三つめは、要約を鵜呑みにしないこと。AIは、はっきり言葉になっていない合意や、場の空気で決まったニュアンスを取りこぼすことがあります。最後に自分の目で一度読み返す、この一手間だけは省かないほうがいいでしょう。数分の確認で、大事な決定の抜けを防げます。

要約に限らず、AIへの頼み方の具体例は、ChatGPTを仕事で活用する例にもいくつかまとめています。よければ覗いてみてください。

よくある質問

Q. 議事録の要約は無料のAIでもできますか？
A. 十分にできます。ChatGPTやGeminiの無料版でも、文字起こしを貼りつけて要点を絞らせる程度なら問題ありません。ただし、非常に長い会議や、社外に出せない機密性の高い内容を扱う場合は、扱えるテキスト量や情報の取り扱いルールが有料版・法人向けプランと違うことがあるので、そこだけ確認しておくと安心です。

Q. 会議の録音や文字起こしがなくても要約できますか？
A. できます。自分が取った手元のメモを箇条書きで渡すだけでも、AIは決定事項とやることに整理し直してくれます。もちろん文字起こしがあるほうが精度は上がりますが、「メモを議事録の体裁に整えてほしい」という使い方だけでも、十分に時短になります。

Q. 要約が的外れになるのはなぜですか？
A. 多くの場合、指示があいまいなことが原因です。「まとめて」だけだと、AIはどの粒度で切ればいいか分からず、ぶれた答えを返します。要点の数を指定する、会議の目的を先に一行伝える、出力の形を決めておく。三つを押さえると、外れはかなり減ります。

Q. 個人情報や社外秘の内容を含む会議でも使って大丈夫ですか？
A. ここは慎重になったほうがいい部分です。入力した内容がどう扱われるかは、使うサービスやプランによって違います。会社で利用ルールが決まっているなら、まずそれに従ってください。ルールがはっきりしないうちは、名前や数字を伏せたり、機密性の低い会議から試したりと、安全な範囲で始めるのがおすすめです。

AIで議事録を要約するやり方は、AI活用の入口としては本当に手頃です。うまい要約が返ってきたときの「あ、これでいいんだ」という手応えが、次の自動化への足がかりになります。まずは次の会議の文字起こしを一つ、AIに渡してみてください。後処理に取られていた時間が、思っていたより簡単に空くはずです。